Management Assistant

Vacature

Connect Business Advisory is voor OBNA Bank op Curaçao op zoek naar een Management Assistant. De OBNA Bank is een ontwikkelingsbank die ofwel zelfstandig, ofwel in samenwerking met andere instanties duurzame projecten financiert op Curaçao, St. Maarten, St. Eustatius, Saba en Bonaire.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Assisteert de Directie met de uitvoering van allerhande secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
• Draagt zorg voor de voorbereiding en organisatie van interne en externe vergaderingen en andere bijeenkomsten. Draagt desgevraagd zorg voor verslaglegging tijdens vergaderingen en de uitwerking van de notulen.
• Concipieert op aanwijzing brieven, documenten en andere correspondentie in het Nederlands, Engels en Papiaments.
• Draagt zorg voor planning en voorbereiding van zakenreizen.
• Draagt zorg voor het operationeel beheer van het archief van OBNA Bank. Dit betreft zowel het digitale archief alsook het fysieke archief. Draagt in dit kader zorg voor onder meer de juistheid en volledigheid van dossiers.
• Coördineert de bodewerkzaamheden en de huishoudelijke werkzaamheden.
• Draagt zorg voor het ontvangen, verwelkomen en te woord staan van bezoekers van de OBNA Bank.
• Draagt zorg voor tijdige beantwoording van de telefoon en handelt gesprekken op correcte en klantvriendelijke wijze zo zelfstandig mogelijk af of verbindt anders door.
• Is verantwoordelijk voor de behandeling, registratie en distributie van inkomende en uitgaande post. Bewaakt de voortgang van af te handelen stukken.
• Draagt zorg voor de coördinatie en uitvoering van werkzaamheden op het gebied van customer service.
• Draagt op verzoek zorg voor onder meer het voorbereiden van vergaderingen, het sturen van uitnodigingen en herinneringen, het nabellen van afspraken, het regelen van vergaderruimte, het bestellen en (coördineren van het) klaarzetten van drinken en maaltijden, het opstellen van agenda’s alsmede het klaarleggen en/of digitaal verspreiden van vergaderstukken.
• Draagt zorg voor de organisatie van interne en externe bijeenkomsten voor de Raad van Commissarissen en/of Aandeelhouders van de OBNA Bank.
• Rapporteert op eigen initiatief en op verzoek aan de Directie inzake onder meer de voortgang en de inhoud van de werkzaamheden.
• Draagt bij aan een plezierige werksfeer binnen de organisatie.
• Volgt nieuwe ontwikkelingen op het eigen vakgebied en aangrenzende vakgebieden.

Profiel

• Een afgeronde secretariële opleiding (of vergelijkbaar) op minimaal MBO+ niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
• Uitstekende schrijf- en typevaardigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden en rapportagevaardigheden.
• Goede administratieve en secretariële vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van het Engels, Nederlands, Papiaments en liefst ook Spaans.

Procedure

U kunt uw sollicitatiebrief en CV via onderstaand sollicitatieformulier indienen wanneer u aan alle eisen voldoet.
Een assessment en referentieonderzoek maken deel uit van de selectieprocedure.