Executive Assistant

Vacature

Connect Business Advisory is voor OBNA Bank op Curaçao op zoek naar een Executive Assistant. De OBNA Bank is een ontwikkelingsbank die ofwel zelfstandig, ofwel in samenwerking met andere instanties duurzame projecten financiert op Curaçao, St. Maarten, St. Eustatius, Saba en Bonaire.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteunt de directie in brede zin, inclusief agendabeheer, organisatie van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
• Bereidt raads- en managementvergaderingen voor, stelt de agenda op, verzamelt en verspreidt documenten en notuleert besluiten en actielijsten.
• Draagt zorg voor efficiënte en professionele afhandeling van correspondentie, zowel intern als extern, namens de directie.
• Beheert en bewaakt vertrouwelijke documentatie, zoals beleidsstukken, contracten en strategische rapportages.
• Coördineert interne en externe communicatie namens de directie, inclusief het opstellen van memo’s, rapportages en presentaties.
• Organiseert en beheert zakelijke reizen, inclusief het boeken van vluchten, accommodaties en het opstellen van reisschema’s.
• Fungeert als schakel tussen de directie en andere afdelingen, zorgt voor tijdige opvolging van verzoeken en stroomlijnt de communicatie.
• Houdt toezicht op de dagelijkse administratieve functies van het kantoor, zoals voorraadbeheer en leverancierscoördinatie.
• Zorgt voor de correcte en tijdige uitvoering van office management gerelateerde werkzaamheden, waaronder archiefbeheer en documentbeheer.
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor administratief-organisatorische aangelegenheden en verstrekt waar mogelijk informatie.
• Ondersteunt bij ontvangst en begeleiding van bezoekers en draagt zorg voor een professionele eerste indruk van de organisatie.
• Beheert en coördineert de planning van interne en externe activiteiten, zoals vergaderingen, trainingen en teambuilding-evenementen.
• Houdt actie- en besluitenlijsten bij en bewaakt de opvolging van afspraken en deadlines.
• Ondersteunt bij de coördinatie van marketingwerkzaamheden, zoals het onderhouden van externe contacten en aansturen van reclamebureaus.
• Beheert en onderhoudt de website en sociale media pagina’s van OBNA Bank.
• Zorgt voor tijdige en correcte coördinatie van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan het gebouw en faciliteiten.
• Draagt zorg voor de inkoop en voorraadbeheer van kantoor- en keukenartikelen en handelt bestellingen af.
• Vraagt offertes op en handelt bestellingen af voor kantoormeubilair en -apparatuur, in overleg met de directie.
• Coördineert en bewaakt de juiste werking van kantoorapparatuur en schakelt indien nodig externe partijen in voor reparaties en onderhoud.
• Draagt bij aan een plezierige werksfeer binnen de organisatie.
• Volgt nieuwe ontwikkelingen op het eigen vakgebied en aangrenzende vakgebieden.

Profiel

• Een afgeronde administratieve, secretariële, bedrijfskundige of commerciële opleiding (of vergelijkbaar) op minimaal HBO niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
• Sterke organisatorische en multitasking vaardigheden met oog voor detail.
• Sterke probleemoplossende vaardigheden en aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving.
• Integer en in staat om gevoelige informatie vertrouwelijk te behandelen.
• Ruime kennis van de voor de functie relevante computerapplicaties.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands, Engels en Papiaments. Spaans is een pre.

Procedure

U kunt uw sollicitatiebrief en CV via onderstaand sollicitatieformulier indienen wanneer u aan de eisen voldoet. Een assessment en referentieonderzoek kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.